Accordo sul trattamento dei dati personali (art. 28 GDPR)

Premesse

A. Lo Studio professionale o CAF che si registra (di seguito «Titolare») usa il servizio FiscalBot, fornito da Mediaverse Technology S.r.l. ICC, società a responsabilità limitata con sede legale in Corso di Porta Romana 6, 20122 Milano (MI), P. IVA e codice fiscale 12630450968, REA MI-2673558, capitale sociale € 10.000,00 (di seguito «Responsabile» o «FiscalBot»), per raccogliere e controllare documenti e dichiarazioni dei propri clienti («Contribuenti»).

B. Nell'erogare il servizio, FiscalBot tratta dati personali dei Contribuenti per conto del Titolare.

C. Le parti stipulano questo accordo ai sensi dell'art. 28, par. 3, GDPR. Fa parte integrante dei Termini di servizio, che il Titolare dello Studio accetta alla registrazione.

D. Per i dati degli utenti dello Studio (account, fatturazione, log di uso) FiscalBot agisce come titolare autonomo del trattamento e rinvia alla propria informativa privacy: questo accordo non li riguarda.

Art. 1 — Definizioni

I termini «dati personali», «trattamento», «interessato», «violazione dei dati», «sub-responsabile» hanno il significato del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»). «Servizio», «Utente» e «Titolare dello Studio» hanno il significato dei Termini di servizio (sezione 4). In questo accordo «Titolare» indica lo Studio in quanto titolare del trattamento dei dati dei Contribuenti; il «Titolare dello Studio» è l'utente che sottoscrive il contratto per conto dello Studio.

Art. 2 — Oggetto, natura, finalità e durata

2.1 Oggetto. FiscalBot tratta dati personali per conto del Titolare nella misura necessaria a erogare il Servizio descritto nei Termini di servizio.

2.2 Natura e finalità (Allegato I): ricezione di documenti e messaggi dei Contribuenti tramite WhatsApp, Telegram e caricamento web; lettura automatica (OCR) e classificazione dei documenti proposta all'Utente dello Studio; estrazione di dati; verifica della completezza della pratica; importazione e lettura delle dichiarazioni; individuazione di lacune e richieste ai Contribuenti, approvate dallo Studio prima dell'invio; piano fiscale annuale proposto allo Studio; archiviazione; esportazione.

2.3 Durata. Dalla sottoscrizione dei Termini fino alla cessazione del contratto e alla restituzione o cancellazione dei dati (art. 12).

2.4 Stato delle funzioni. Alcune funzioni sono attivate gradualmente da FiscalBot (importazione della dichiarazione dell'anno precedente, piano fiscale annuale, richieste in uscita ai Contribuenti). Questo accordo copre le funzioni quando sono attive; non le attiva.

Art. 3 — Interessati e categorie di dati

3.1 Gli interessati e le categorie di dati sono indicati nell'Allegato I.

3.2 Categorie particolari (art. 9 GDPR). I documenti e le risposte dei Contribuenti possono contenere dati relativi alla salute (spese mediche, ticket, farmaci, dispositivi) e, per le erogazioni liberali e altri oneri, dati da cui possono emergere convinzioni religiose, opinioni politiche o appartenenza sindacale. FiscalBot non tratta tali dati per scopi propri e non raccoglie né precompila le scelte dell'8, 5 e 2 per mille.

3.3 Il Titolare garantisce di avere una base giuridica per trattare e affidare a FiscalBot i dati dei Contribuenti, comprese le condizioni dell'art. 9.2 GDPR per le categorie particolari, e di avere dato ai Contribuenti l'informativa (artt. 13–14), compresa la menzione che l'intelligenza artificiale supporta, senza sostituirla, la prestazione professionale (art. 13 L. 132/2025).

Art. 4 — Istruzioni documentate

4.1 FiscalBot tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare. Sono istruzioni: questo accordo, i Termini, la configurazione del Servizio da parte dell'Utente e le azioni compiute nel Servizio (carico, approvazione, richiesta, esportazione, cancellazione).

4.2 FiscalBot informa subito il Titolare se ritiene che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati.

4.3 FiscalBot non usa i dati dei Contribuenti per scopi propri. In particolare i documenti non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

4.4 La logica fiscale (aliquote, massimali, righi) è applicata da regole deterministiche del software e non dal modello; nessuna decisione fiscale è presa automaticamente: ogni proposta è rivista e approvata dallo Studio.

Art. 5 — Riservatezza e persone autorizzate

5.1 FiscalBot richiede la riservatezza alle persone che hanno accesso ai dati dei Contribuenti.

5.2 L'accesso del personale FiscalBot ai documenti dei Contribuenti avviene solo su richiesta di supporto dello Studio. L'accesso all'infrastruttura è limitato al team di sviluppo, con principio del minimo privilegio.

Art. 6 — Misure di sicurezza (art. 32 GDPR)

6.1 FiscalBot adotta le misure dell'Allegato II.

6.2 Le misure sono riesaminate a ogni modifica sostanziale dell'infrastruttura; FiscalBot non indica certificazioni o verifiche indipendenti che non siano state effettivamente ottenute.

Art. 7 — Sub-responsabili

7.1 Autorizzazione generale. Il Titolare autorizza il ricorso ai sub-responsabili dell'Allegato III.

7.2 Variazioni. FiscalBot riporta l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile nell'elenco dell'Allegato III pubblicato e, ove possibile, la comunica al Titolare via email. Il Titolare può opporsi per ragioni legittime con comunicazione scritta ai recapiti dell'art. 15; in tal caso le parti cercano in buona fede una soluzione e, se non la trovano, il Titolare può non rinnovare il contratto, secondo i Termini.

7.3 FiscalBot ricorre a sub-responsabili che offrono garanzie adeguate, li vincola a obblighi equivalenti a quelli di questo accordo nell'ambito dei rispettivi accordi di trattamento, e rimane responsabile verso il Titolare del loro adempimento.

7.4 L'elenco dell'Allegato III è aggiornato in occasione delle modifiche dei sub-responsabili.

Art. 8 — Trasferimenti verso Paesi terzi

8.1 I dati a riposo (database, documenti, backup) sono nella regione Microsoft Azure North Europe (Dublino); i backup settimanali a lungo termine sono replicati nella regione UE appaiata. La risorsa Azure AI Foundry è nella regione Sweden Central (Svezia); il modello che elabora i documenti è erogato in modalità Data Zone Standard, con elaborazione nell'Unione Europea (verificato il 9 novembre 2026).

8.2 FiscalBot non trasferisce dati personali verso un Paese terzo salvo i casi dell'Allegato III, assistiti dagli strumenti dell'art. 46 GDPR (clausole contrattuali standard) o dal Data Privacy Framework UE-USA, ove applicabile. In particolare, l'agente interno di monitoraggio tecnico usa un modello la cui elaborazione non è limitata all'Unione Europea; tratta log, errori e metriche, senza il contenuto dei documenti.

Art. 9 — Assistenza al Titolare per i diritti degli interessati

9.1 FiscalBot assiste il Titolare, con misure tecniche e organizzative adeguate, nel dare seguito alle richieste degli interessati (artt. 15–22 GDPR).

9.2 Gli strumenti sono: esportazione dei dati dello Studio in ZIP con CSV e documenti; cancellazione del cliente dal backoffice (con eliminazione dei dati collegati) e cancellazione dell'account; correzione dei dati da parte dell'Utente; revoca del consenso nei bot.

9.3 Se un interessato si rivolge a FiscalBot, FiscalBot lo indirizza al Titolare e inoltra la richiesta senza darvi seguito autonomo, salvo obbligo di legge. Il Titolare può trasmettere a FiscalBot le richieste degli interessati ai recapiti dell'art. 15.

Art. 10 — Assistenza per sicurezza, violazioni, DPIA

10.1 FiscalBot notifica al Titolare le violazioni dei dati personali che riguardano i dati dei Contribuenti senza ingiustificato ritardo, con le informazioni utili ai fini degli artt. 33–34. Il Titolare indica a FiscalBot il recapito a cui inviare la notifica; in mancanza, FiscalBot scrive all'indirizzo email del Titolare dello Studio registrato nel Servizio.

10.2 FiscalBot assiste il Titolare per la valutazione d'impatto (art. 35) e l'eventuale consultazione preventiva (art. 36), nei limiti delle informazioni a sua disposizione.

Art. 11 — Verifiche

11.1 FiscalBot mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente, con ragionevole preavviso, su richiesta ai recapiti dell'art. 15 e a spese del Titolare, verifiche proporzionate, anche da parte di un revisore incaricato dal Titolare, nei limiti della riservatezza e della sicurezza degli altri studi (il servizio è multi-tenant).

Art. 12 — Restituzione e cancellazione al termine

12.1 Alla cessazione del contratto lo Studio può esportare i dati in formato strutturato (ZIP con CSV e documenti).

12.2 La cancellazione dell'account richiesta dallo Studio è revocabile; ha effetto 30 giorni dopo la richiesta oppure, se successiva, alla fine del periodo di impegno già registrato nel contratto, con promemoria via email 7 giorni e 1 giorno prima. A quella data i dati dello Studio e dei Contribuenti sono eliminati definitivamente dal database vivo e dall'archiviazione dei documenti. La richiesta non scioglie l'impegno annuale (Termini, sezione 12.6).

12.3 Le copie nei backup possono persistere fino a 35 giorni (backup continui del database) e fino a 90 giorni (backup settimanali a lungo termine del database in produzione e versioni dei file), poi sono sovrascritte.

12.4 FiscalBot conserva i dati di fatturazione per i termini di legge, come titolare autonomo.

12.5 Testi delle risposte dei Contribuenti. Non sono cancellati automaticamente per decorso del tempo: restano finché il Titolare non cancella il cliente o l'account (Allegato IV).

Art. 13 — Responsabilità e rinvio

13.1 La responsabilità di ciascuna parte è regolata dall'art. 82 GDPR e dai Termini di servizio.

13.2 Ogni controversia rientra nella legge e nel foro dei Termini.

Art. 14 — Durata, ordine di prevalenza, modifiche

14.1 Questo accordo dura quanto il contratto. In caso di conflitto sul trattamento dei dati personali prevale questo accordo.

14.2 Le modifiche seguono la sezione 15 dei Termini (30 giorni di preavviso).

Art. 15 — Recapiti

15.1 Per l'opposizione a un sub-responsabile (art. 7), le richieste degli interessati (art. 9), le comunicazioni sulle violazioni dei dati (art. 10) e le richieste di verifica (art. 11), il Titolare scrive a owner@mediaversetechnology.com oppure, per le comunicazioni formali, alla PEC mediaverse@pec.it.

Allegato I — Descrizione del trattamento

I.1 Interessati

• Contribuenti seguiti dallo Studio (persone fisiche).
• Familiari a carico e altre persone indicate nei documenti e nel profilo fiscale.

I.2 Categorie di dati

• Identificativi e contatto del Contribuente: nome, cognome, codice fiscale, email, telefono, indirizzo, partita IVA.
• Identificativi di canale: numero WhatsApp, chat id Telegram, codice di collegamento FB-XXXXXX (valido 30 minuti). Le registrazioni dei messaggi in ingresso conservano metadati ed errori, non il testo dei messaggi.
• Profilo fiscale e familiari: tipo di dichiarazione, regime, tipi di reddito, abitazione, situazioni specifiche, disabilità (L. 104) e non autosufficienza, età, familiari a carico (nome, cognome, codice fiscale, relazione, data di nascita). Contiene dati sanitari in forma strutturata; i familiari possono essere minori.
• Documenti fiscali: fatture, ricevute, certificazioni, scontrini, anche con dati sanitari. Dimensione massima di 10 MB per documento.
• Dati estratti dai documenti: categoria, importi, date, codici fiscali.
• Dichiarazioni importate e righi (file XML del 730 e file .rpf del Redditi PF), solo quando la funzione è attiva.
• Lacune, richieste e risposte: lacuna con fonte, richiesta approvata dallo Studio, testo libero di risposta (da 1 a 2000 caratteri), solo quando la funzione è attiva. Il testo delle risposte non entra nei log.
• Piano fiscale annuale: leve proposte e stime, solo quando la funzione è attiva.
• Consensi: consenso ai dati e alle richieste per canale, con la versione dell'informativa.
• Messaggi con l'assistente: scambi di collegamento, ricezione dei documenti e domande in testo libero, a cui l'assistente può rispondere con l'aiuto di un modello di intelligenza artificiale.
• Registri: operazioni dello Studio, richieste GDPR, log applicativi senza il contenuto dei documenti.

I.3 Categorie particolari

Dati relativi alla salute: spese mediche nei documenti e nelle risposte; nel profilo fiscale, i campi «disabilità (L. 104)» e «non autosufficienza». Dati da cui possono emergere convinzioni religiose, opinioni politiche o appartenenza sindacale (erogazioni liberali, ONLUS, partiti politici, quote sindacali). Vedi art. 3.2.

I.4 Frequenza e canali

Continua, ogni volta che un Contribuente o un Utente carica o invia un documento o un messaggio. Canali: WhatsApp (Meta), Telegram, caricamento web.

Allegato II — Misure di sicurezza

• Cifratura in transito: TLS, versione minima 1.2 sull'archiviazione; connessione cifrata alla cache.
• Cifratura a riposo: gestita dai servizi di archiviazione e database Microsoft Azure.
• Isolamento per studio: ogni interrogazione è filtrata per identificativo dello Studio; l'accesso ai dati per studio passa da componenti dedicati, con test automatico di controllo.
• Autenticazione: password conservate con hash bcrypt, con requisiti minimi di lunghezza e complessità; sessione a breve durata (15 minuti) e rinnovo (7 giorni) in cookie HttpOnly.
• Limiti di frequenza su accesso, registrazione, verifica e reimpostazione della password.
• Ruoli: titolare, amministratore, collaboratore; le operazioni di abbonamento sono riservate al titolare.
• Servizi interni: autenticazione tra i servizi con chiave dedicata.
• Segreti: chiavi e stringhe di connessione in Azure Key Vault, accessibili ai servizi con identità gestita.
• Log: senza dati personali dei documenti; il testo delle risposte dei Contribuenti non entra mai in log, eventi o errori.
• Registro GDPR: le richieste di esportazione e cancellazione sono registrate in un registro di audit.
• Backup: database 35 giorni (ripristino a un punto nel tempo); settimanali a lungo termine 90 giorni, geo-ridondanti, solo produzione; versioni e cancellazioni dei file recuperabili per 90 giorni.
• Monitoraggio: Application Insights e Log Analytics (conservazione 30 giorni), con allarmi.
• Informativa AI: l'assistente dichiara di essere un sistema automatico al primo contatto.

FiscalBot non dichiara certificazioni, test di penetrazione di terzi o altre misure che non siano effettivamente in essere.

Allegato III — Sub-responsabili

• Microsoft Azure — hosting (Container Apps), registro delle immagini, segreti (Key Vault), database PostgreSQL, archiviazione dei documenti (Blob Storage), cache, backup, email di servizio (Communication Services, località dei dati Europa) e monitoraggio tecnico (Application Insights, Log Analytics). Dati dei Contribuenti: tutti, a riposo e in elaborazione. Regione North Europe (Dublino); backup settimanali nella regione UE appaiata.
• Microsoft Azure AI Foundry (modelli OpenAI) — classificazione, estrazione e proposte, e risposte ai messaggi in testo libero dell'assistente. Dati dei Contribuenti: testo ottenuto dalla lettura dei documenti e messaggi dell'assistente. Risorsa nella regione Sweden Central; modello in modalità Data Zone Standard (elaborazione nell'Unione Europea), verificato il 9 novembre 2026.
• Microsoft Azure AI Content Understanding — lettura (OCR) dei documenti. Dati dei Contribuenti: immagini e PDF dei documenti.
• Microsoft Azure AI Foundry, agente interno di monitoraggio tecnico — analisi di log, errori e metriche, senza il contenuto dei documenti. Usa un modello la cui elaborazione non è limitata all'Unione Europea.
• Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business Platform) — canale WhatsApp scelto dal Contribuente. Dati: messaggi e media del Contribuente. Infrastruttura globale, secondo l'informativa del fornitore.
• Telegram (Bot API) — canale Telegram scelto dal Contribuente. Dati: messaggi e media del Contribuente. Infrastruttura globale, secondo l'informativa del fornitore.

Stripe (pagamenti dell'abbonamento) non tratta dati dei Contribuenti: tratta solo i dati di pagamento dello Studio, ed è indicato nell'informativa privacy. Google Analytics 4 e Resend servono il sito pubblico e non trattano dati dei Contribuenti.

Allegato IV — Conservazione e cancellazione per tipo di dato

• Documenti e dati dello Studio con abbonamento attivo: nessuna cancellazione automatica; durata scelta dal Titolare.
• Documento eliminato dallo Studio: cancellazione definitiva dopo 30 giorni (file e record).
• Account sospeso: i dati restano conservati; la sospensione non comporta cancellazioni automatiche e i dati restano finché il Titolare non ne chiede la cancellazione.
• Cancellazione dell'account: 30 giorni dalla richiesta o, se successiva, fine del periodo di impegno; promemoria a 7 giorni e a 1 giorno; revocabile.
• Cancellazione del cliente: cancellazione dei dati collegati (documenti, profilo, consenso, lacune, testi delle risposte).
• Testi delle risposte alle richieste: nessuna cancellazione automatica; eliminati con il cliente o l'account.
• Codici di collegamento: validi 30 minuti.
• Log delle email di notifica: 90 giorni.
• Log applicativi: 30 giorni.
• Backup: database 35 giorni; settimanali 90 giorni; file 90 giorni.